EL CONSEJO DIRECTIVO CENTRAL DE LA UNIVERSIDAD DE LA REPÚBLICA EN SESIÓN ORDINARIA DE FECHA 24 DE NOVIEMBRE DE 2020,


Número
Fecha
11
24/11/2020 18:00




    (Exp. 001010-000316-20) - VISTO: las disposiciones normativas nacionales que impulsan la utilización de las nuevas tecnologías informáticas y telemáticas a nivel de la Administración Pública, tendiendo hacia una gestión más eficaz y eficiente, manteniendo a la persona como centro;
    CONSIDERANDO: 1) Que la Universidad de la República viene avanzando en la implantación de estas tecnologías y adoptando el uso del expediente electrónico en distintos trámites administrativos, en cumplimiento de la Resolución N° 4 de este Consejo de 24 de marzo de 2020 y de conformidad a las fases de implementación aprobadas por Resolución N° 11 dictada por este consejo en sesión de 15 de setiembre de 2020 (Distribuido N° 630.20);
    2) Que la Ley N° 18.600 reconoce "la admisibilidad, validez y eficacia jurídicas del documento electrónico y de la firma electrónica";
    3) Que siempre que se cumplan los requisitos preceptuados por la Ley N° 18.600 la firma electrónica avanzada otorgada por un Prestador de Servicio de Certificación Acreditado o por un Prestador de Servicio de Confianza (firma en nube), tendrá idéntica validez y eficacia que la firma autógrafa consignada en documento público o en documento privado con firmas certificadas. En el mismo sentido, el documento electrónico suscrito con firma electrónica avanzada tendrá idéntico valor probatorio al documento público o al documento privado con firmas certificadas en soporte papel;
    4) Que el Archivo General de la Universidad y el Servicio Central de Informática de la Universidad han elaborado conjuntamente un documento que define un procedimiento para la gestión y conservación de documentos electrónicos que se generen fuera de la herramienta expediente electrónico (distribuido N° 809.20);
    5) Que en el contexto actual es conveniente y oportuno ampliar el alcance de la Resolución N° 14 del Consejo Directivo Central, dictada en sesión de 1° de octubre de 2013;
    6) Que en ese sentido corresponde admitir incluso más allá de la herramienta expediente electrónico (Considerando 1), el uso del documento electrónico suscrito con firma electrónica avanzada a los efectos de que la Universidad dicte o ejecute actos, celebre contratos y expida cualquier documento dentro de su ámbito de competencia, salvo que la Constitución de la República o una Ley exijan una solemnidad especial que no sea susceptible de cumplirse mediante documento electrónico o requiera la concurrencia personal de la autoridad o funcionario que deba intervenir en ellas;
    7) Que también corresponde admitir en la Universidad y aún fuera del expediente electrónico, el uso del documento electrónico con firma electrónica avanzada que emane de toda persona con o sin vínculo jurídico con la Universidad;
    8) Que en aquellos casos en que el documento electrónico con firma electrónica avanzada no se vincule a un expediente electrónico, se deberá cumplir con el procedimiento elaborado por el Archivo General de la Universidad y el Servicio Central de Informática de la Universidad (Distribuido N° 809.20) a los efectos de asegurar su conservación a corto, medio y largo plazo con garantías de integridad, fiabilidad, autenticidad y disponibilidad;
    9) Que es necesario profundizar la capacitación de los funcionarios universitarios respecto al uso y contralor de admisibilidad de las firmas electrónicas avanzadas que se presenten en los respectivos documentos electrónicos, así como en relación con los procedimientos tendientes a la conservación de dichos documentos;
    ATENTO: A lo dispuesto por la Ley N° 18.600 y sus modificativas, así como por su Decreto Reglamentario N° 436/011 de 8/12/11:
     
    EL CONSEJO DIRECTIVO CENTRAL, resuelve:
     
    1) Admítase en forma general, incluso fuera de la herramienta expediente electrónico, el uso de la firma electrónica avanzada para suscribir documentos electrónicos por los que la respectiva autoridad o funcionario universitario dicte o ejecute actos, celebre contratos y expida cualquier documento, dentro de su ámbito de competencia, salvo que la Constitución de la República o una Ley exijan una solemnidad especial que no sea susceptible de cumplirse mediante documento electrónico o requiera la concurrencia personal de la autoridad o funcionario que deba intervenir en ellas.
    2) Admítase, incluso fuera de la herramienta expediente electrónico, el uso de la firma electrónica avanzada por parte de toda persona con o sin vínculo jurídico con la Universidad, para suscribir toda clase de documentos electrónicos a presentar ante este Ente Autónomo de Enseñanza.
    3) Apruébese el procedimiento elaborado conjuntamente por el Archivo General de la Universidad y el Servicio Central de Informática de la Universidad para la gestión y conservación de documentos electrónicos que se generen fuera de la herramienta expediente electrónico.
    4) Aquellos documentos electrónicos suscritos con firma electrónica avanzada que no se vinculen a un expediente electrónico, deberán ser tratados conforme al procedimiento que se aprueba por el numeral precedente, a los efectos de asegurar su conservación a corto, medio y largo plazo, con garantías de integridad, fiabilidad, autenticidad y disponibilidad.
    5) Cométese al Pro Rectorado de Gestión, con el apoyo del SeCIU y el asesoramiento de la Dirección General Jurídica a gestionar e impulsar la profundización de la capacitación respecto al uso y contralor de admisibilidad de las firmas electrónicas avanzadas que figuren en los respectivos documentos electrónicos así como en lo relativo al procedimiento de conservación de dichos documentos.
    6) Dése la más amplia difusión.
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