Procedimiento General
Este trámite se realiza para solicitar licencia de cualquiera de los tipos previstos en la Ordenanza de Licencias.

Las licencias se han clasificado en 5 grupos de acuerdo con el procedimiento a seguir para su obtención.


  • La solicitud de Licencia puede iniciarse en forma electrónica en los siguientes casos:

    a) si el solicitante es usuario del Sistema de Expediente Electrónico;

    b) si el Jefe inmediato del solicitante es usuario del Sistema;

    c) si la dependencia en la que trabaja tiene asignado un puesto de trabajo en el cual está instalado el sistema;

    d) en la Unidad de Personal.

    En las opciones b), c) y d) el solicitante deberá completar un formulario de licencias que estará disponible en la Unidad de Personal a efectos de proporcionar sus datos y los de la licencia solicitada.

    En las opciones c) y d), además de los datos antes indicados, el formulario deberá contener la opinión del Jefe inmediato del interesado respecto de la licencia solicitada.
  • Quien inicia el trámite en pantalla completa los datos que se solicitan: personales del solicitante, dependencia en la que se desempeña, nombre del Director que autoriza la licencia e indica qué tipo de licencia se solicita según la lista presentada, la cantidad de días, período y fundamentación de la solicitud.

    Nota: Si la licencia solicitada es extraordinaria sin goce de sueldo, el solicitante deberá además, firmar una declaración jurada en la que se obliga a abonar personalmente todas las obligaciones contraídas con empresas o Instituciones y por las cuales se le realizan retenciones de sus haberes.
  • Personal abre la pantalla:

    a) si la licencia solicitada es del Grupo 1, Grupo 4 o Grupo 5, informa el saldo de cada tipo de licencia del Grupo 1 que tenga el funcionario.
    De no existir saldo debe digitar cero.

    b) si la licencia solicitada es del Grupos 1, Grupo 3 - Licencia por Enfermedad, Grupo 4 o Grupo 5, informa además todo antecedente de licencia usufructuada por el solicitante que pueda colaborar con la decisión de otorgarla por parte de la autoridad correspondiente.
  • En el caso de licencia de estudiante por pruebas o exámenes, el plazo para presentación de la constancia de haber rendido examen o prueba, se extenderá hasta el momento en que se efectúe una nueva solicitud o hasta 180 días hábiles posteriores a la última licencia otorgada. Transcurrido este plazo, se activará una alarma para la Unidad de Personal a partir de la cual, podrán realizarse las acciones administrativas o disciplinarias que puedan corresponder.
  • En el caso de las licencias del Grupo 2 por las cuales se deberá presentar la constancia respectiva, el expediente se mantendrá en Personal a la espera de la recepción de dicho comprobante durante diez días después de iniciada la licencia. Transcurrido el plazo sin que se hay cumplido con el requisito, el expediente se archivará quedando expresamente asentado que el interesado no ha entregado en plazo la constancia respectiva. En el momento del archivo, el Sistema realizará automáticamente una Comunicación al Director del Solicitante informándole de la situación antes indicada
  • Envía el informe a la Unidad a la cual pertenece el solicitante, a efectos de que su Director autorice el usufructo de la licencia solicitada.
  • El Director del solicitante, siendo el mínimo rango admisible el de Director de Departamento o su equivalente en las áreas docentes, autoriza o no la licencia presentada, indicando la cantidad de días otorgados y el período.
  • El Sistema comunica automáticamente la decisión a la Unidad Solicitante y a la Unidad de Personal y archiva el expediente.


  • La solicitud de Licencia puede iniciarse en forma electrónica en los siguientes casos:

    a) si el solicitante es usuario del Sistema de Expediente Electrónico;

    b)si el Jefe inmediato del solicitante es usuario del Sistema;

    c)si la dependencia en la que trabaja tiene asignado un puesto de trabajo en el cual está instalado el sistema;

    d)en la Unidad de Personal.

    En las opciones b), c) y d) el solicitante deberá completar un formulario de licencias que estará disponible en la Unidad de Personal a efectos de proporcionar sus datos y los de la licencia solicitada.
  • Quien inicia el trámite en pantalla completa los datos que se solicitan: personales del solicitante, dependencia en la que se desempeña, nombre del Director que autoriza la licencia e indica qué tipo de licencia se solicita según la lista presentada, la cantidad de días, período y fundamentación de la solicitud.

  • Personal abre la pantalla, registra la licencia y el expediente queda a la espera de la presentación de la constancia que corresponda por parte del interesado.
  • Cuando el funcionario se presenta con las constancias, la Unidad de Personal abre nuevamente el expediente y registra la presentación de la constancia, según el caso:
  • Donación de sangre - certificado del Servicio de Salud.
  • Duelo - publicación u otra constancia.
  • Matrimonio - constancia de inscripción en el Registro Civil o edicto.
  • Paternidad - constancia de inscripción del recién nacido en el Registro Civil.
  • Exámenes ginecológicos - certificado del Servicio de Salud.

    El plazo previsto en el expediente electrónico para registrar la recepción del comprobantes es de diez días después de iniciada la licencia.
  • Transcurrido el plazo sin que se haya cumplido con el requisito, el expediente se archivará quedando expresamente asentado en el Expe + que el interesado no ha entregado en plazo la constancia respectiva.
  • En el momento del archivo, el Sistema realizará automáticamente, una Comunicación al Director del Solicitante informándole de la situación antes indicada.



  • Personal abre la pantalla, si la licencia solicitada es Licencia por Enfermedad informa todo antecedente de licencias usufructuadas por el solicitante que pueda colaborar con la decisión de otorgarla por parte de la autoridad correspondiente. Controla además, e informa si el funcionario tiene más de 120 días de inasistencias por enfermedad.
  • Si se solicitó Licencia Social, informa además de las licencias del mismo tipo usufructuadas, los saldos de licencias del Grupo 1 con que cuenta el funcionario solicitante.
  • La D.U.S. evalúa al funcionario e informa si corresponde otorgar o no la licencia solicitada.
  • En caso de corresponder, completa la cantidad de días y el período.
  • El Sistema envía comunicados a la Unidad de Personal y a la Unidad a la cual pertenece el solicitante y el expediente se archiva.
  • Si la licencia solicitada es Social, el trámite continúa para autorización por parte de la autoridad correspondiente, según la cantidad de días solicitados.

  • El Decano o Rector (según el lugar donde se haya iniciado el trámite), evalúa la solicitud y decide su concesión. Fundamenta la decisión.
  • El sistema comunica la resolución a la Unidad de Personal para notificar al interesado, a la Unidad Solicitante para su conocimiento y archiva el trámite.
  • El Secretario abre la pantalla, controla la información que se ha producido en el trámite y completa el proyecto de Resolución del Consejo.
  • Completa los textos del "Visto", "Resultando", "Considerando" y "Atento", de acuerdo a la decisión aconsejada.
  • Selecciona autorizar o no la licencia y, de considerarlo necesario, modifica el texto de la Resolución que propone el sistema.
  • Incorpora el proyecto en el orden del día del Consejo.
  • Quien actúa en el expediente electrónico mandatado por el Consejo de Facultad completa la fecha de resolución y el número.
  • Transcribe la decisión adoptada en la sesión correspondiente, si corresponde, introduce las modificaciones al texto del proyecto que fueran realizadas.
  • Si las licencias fueran mayores a dos años o su aprobación correspondiera a un órgano superior, aconseja o no su autorización por parte del Consejo Ejecutivo Delegado o CDC.
  • El sistema comunica automáticamente la decisión del Consejo de Facultad a la Unidad de Personal para notificar al interesado, a la Unidad Solicitante para su conocimiento y archiva el trámite.
  • La Dirección General de Personal abre la pantalla, controla la información que se ha producido en el trámite y de acuerdo al tipo de licencia de que se trate, completa el proyecto de Resolución del Consejo.
  • Completa los textos del "Visto", "Resultando", "Considerando" y "Atento", de acuerdo a la decisión aconsejada.
  • Selecciona autorizar o no la licencia y, de considerarlo necesario, modifica el texto de la Resolución propuesta por el sistema.
  • Incorpora el proyecto en el orden del día del Consejo.
  • Quien actúa en el expediente electrónico mandatado por el CED completa la fecha de resolución y el número.
  • Transcribe la decisión adoptada en la sesión correspondiente, si corresponde, introduce las modificaciones al texto del proyecto que fueran realizadas.
  • El sistema comunica automáticamente la decisión del CED al Consejo de Facultad, a la DGP, a la Unidad de Personal para notificar al interesado y solicitarle la firma de los Contratos de Reintegro y de Garantía correspondientes; a la Unidad Solicitante para su conocimiento y archiva el trámite.


  • Personal abre la pantalla, si la licencia solicitada es del Grupo 4, informa el saldo de cada tipo de licencia del Grupo 1 que tenga el funcionario, de no existir saldo debe digitar cero. Informa además, todo antecedente de licencia con o sin goce de sueldo usufructuada por el solicitante que pueda colaborar con la decisión de otorgarla por parte de la autoridad correspondiente.
  • Si la licencia es de 1 a 10 días, el sistema envía el informe al Director del solicitante para que autorice el usufructo de la misma.
  • La firma del autorizante siempre debe ser la del Superior jerárquico del solicitante, siendo el mínimo rango admisible el de Director de Departamento o su equivalente en las áreas docentes.
  • Si la licencia es de 1 a 10 días - el autorizante decide otorgar o no la licencia, si marca no - fundamente la decisión; el sistema comunica la decisión a la Unidad de Personal para notificar al interesado y archiva el trámite.
  • Si la licencia es de más de 10 días - el Director decide, de acuerdo a las políticas del Centro, el envío o no del trámite a la Comisión correspondiente.
  • El trámite continúa en la Comisión o en el órgano de decisión que corresponda según la cantidad de días solicitados.
  • Comisiones (en caso de Año Sabático - Comisión de Dedicación Total) aconseja acceder a lo solicitado o no.
  • De considerarlo necesario, inserta el informe (en procesador de texto) contenido en el Acta de la sesión.
  • Si se trata de Año Sabático para el trámite a informe de la CSIC quien actúa como se establece en los párrafos 1 y 2 de este paso y pasa el trámite al Consejo del Centro respectivo.

    El tiempo máximo previsto para expedirse la Comisión del Servicio: 10 días hábiles
    Transcurrido dicho plazo, la decisión tácita prevista es: SI - Aconseja acceder a lo solicitado.
  • El Decanato o Rectorado (según el lugar donde se haya iniciado el trámite), evalúa la solicitud y decide su concesión. Fundamenta la decisión.
  • El sistema comunica la resolución a la Unidad de Personal para notificar al interesado, a la Unidad Solicitante para su conocimiento y archiva el trámite.
  • El Secretario abre la pantalla, controla la información que se ha producido en el trámite y completa el proyecto de Resolución del Consejo.
  • Completa los textos del "Visto", "Resultando", "Considerando" y "Atento", de acuerdo a la decisión aconsejada.
  • Selecciona autorizar o no la licencia y, de considerarlo necesario, modifica el texto de la Resolución que propone el sistema.
  • Incorpora el proyecto en el orden del día del Consejo.
  • Quien actúa en el expediente electrónico mandatado por el Consejo de Facultad completa la fecha de resolución y el número.
  • Transcribe la decisión adoptada en la sesión correspondiente, si corresponde, introduce las modificaciones al texto del proyecto que fueran realizadas.
  • Si las licencias fueran mayores a dos años o su aprobación correspondiera a un órgano superior, aconseja o no su autorización por parte del Consejo Ejecutivo Delegado o CDC.
  • El sistema comunica automáticamente la decisión del Consejo de Facultad a la Unidad de Personal para notificar al interesado, a la Unidad Solicitante para su conocimiento y archiva el trámite.
  • La Dirección General de Personal abre la pantalla, controla la información que se ha producido en el trámite y de acuerdo al tipo de licencia de que se trate, completa el proyecto de Resolución del Consejo.
  • Completa los textos del "Visto", "Resultando", "Considerando" y "Atento", de acuerdo a la decisión aconsejada.
  • Selecciona autorizar o no la licencia y, de considerarlo necesario, modifica el texto de la Resolución propuesta por el sistema.
  • Incorpora el proyecto en el orden del día del Consejo.
  • Quien actúa en el expediente electrónico mandatado por el CED completa la fecha de resolución y el número.
  • Transcribe la decisión adoptada en la sesión correspondiente, si corresponde, introduce las modificaciones al texto del proyecto que fueran realizadas.
  • El sistema comunica automáticamente la decisión del CED al Consejo de Facultad, a la DGP, a la Unidad de Personal para notificar al interesado y solicitarle la firma de los Contratos de Reintegro y de Garantía correspondientes; a la Unidad Solicitante para su conocimiento y archiva el trámite.


  • Personal abre la pantalla, si la licencia solicitada es extraordinaria sin goce de sueldo, informa el saldo de cada tipo de licencia del Grupo 1 que tenga el funcionario, de no existir saldo debe digitar cero. Informa además, todo antecedente de licencia con o sin goce de sueldo usufructuada por el solicitante que pueda colaborar con la decisión de otorgarla por parte de la autoridad correspondiente.
  • Si la licencia es de 1 a 10 días, el sistema envía el informe al Director del solicitante para que autorice el usufructo de la misma.
  • La firma del autorizante siempre debe ser la del Superior jerárquico del solicitante, siendo el mínimo rango admisible el de Director de Departamento o su equivalente en las áreas docentes.
  • Si la licencia es de 1 a 10 días - el autorizante decide otorgar o no la licencia, si marca no - fundamente la decisión; el sistema comunica la decisión a la Unidad de Personal para notificar al interesado y archiva el trámite.
  • Si la licencia es de más de 10 días - el Director decide, de acuerdo a las políticas del Centro, el envío o no del trámite a la Comisión correspondiente.
  • El trámite continúa en la Comisión o en el órgano de decisión que corresponda según la cantidad de días solicitados.
  • Comisiones aconseja acceder a lo solicitado o no.
  • De considerarlo necesario, inserta el informe (en procesador de texto) contenido en el Acta de la sesión.

    El tiempo máximo previsto para expedirse la Comisión del Servicio: 10 días hábiles
    Transcurrido dicho plazo, la decisión tácita prevista es: SI - Aconseja acceder a lo solicitado.
  • El Decanato o Rectorado (según el lugar donde se haya iniciado el trámite), evalúa la solicitud y decide su concesión. Fundamenta la decisión.
  • El sistema comunica la resolución a la Unidad de Personal para notificar al interesado, a la Unidad Solicitante para su conocimiento y archiva el trámite.
  • El Secretario abre la pantalla, controla la información que se ha producido en el trámite y completa el proyecto de Resolución del Consejo.
  • Completa los textos del "Visto", "Resultando", "Considerando" y "Atento", de acuerdo a la decisión aconsejada.
  • Selecciona autorizar o no la licencia y, de considerarlo necesario, modifica el texto de la Resolución que propone el sistema.
  • Incorpora el proyecto en el orden del día del Consejo.
  • Quien actúa en el expediente electrónico mandatado por el Consejo de Facultad completa la fecha de resolución y el número.
  • Transcribe la decisión adoptada en la sesión correspondiente, si corresponde, introduce las modificaciones al texto del proyecto que fueran realizadas.
  • Si las licencias fueran mayores a dos años o su aprobación correspondiera a un órgano superior, aconseja o no su autorización por parte del Consejo Ejecutivo Delegado.
  • El sistema comunica automáticamente la decisión del Consejo de Facultad a la Unidad de Personal para notificar al interesado, a la Unidad Solicitante para su conocimiento y archiva el trámite.
  • La Dirección General de Personal abre la pantalla, controla la información que se ha producido en el trámite y de acuerdo al tipo de licencia de que se trate, completa el proyecto de Resolución del Consejo.
  • Completa los textos del "Visto", "Resultando", "Considerando" y "Atento", de acuerdo a la decisión aconsejada.
  • Selecciona autorizar o no la licencia y, de considerarlo necesario, modifica el texto de la Resolución propuesta por el sistema.
  • Incorpora el proyecto en el orden del día del Consejo.
  • Quien actúa en el expediente electrónico mandatado por el CED completa la fecha de resolución y el número.
  • Transcribe la decisión adoptada en la sesión correspondiente, si corresponde, introduce las modificaciones al texto del proyecto que fueran realizadas.
  • El sistema comunica automáticamente la decisión del CED al Consejo de Facultad, a la DGP, a la Unidad de Personal para notificar al interesado y solicitarle la firma de los Contratos de Reintegro y de Garantía correspondientes; a la Unidad Solicitante para su conocimiento y archiva el trámite.






  • PROYECTO GESTIÓN ELECTRÓNICA DE EXPEDIENTES