Procedimiento
016 - Designación Directa Detectada la necesidad de personal, la Unidad Solicitante inicia el trámite en el Sistema. La Unidad Personal recibe el trámite, si viene por pantalla verifica las características y Definición del cargo, si hay errores los corrige y completa las observaciones que puedan corresponder.
El Departamento de Contaduría evalúa si existe disponibilidad en la fuente de financiamiento solicitada. La Unidad Asesora o Comisión, aconseja acceder o no a lo solicitado y fundamenta la decisión, teniendo en cuenta si es Asesoramiento con existencia de fondos, 13 - Asesoramiento sin existencia de fondos o 35 - Asesoramiento sin existencia de fondos - 2° vez
El Consejo del Servicio Universitario o C.E.D. decide y resuelve la designación o no del personal solicitado, en la Resolución de designación.
La Unidad de Personal cita y notifica de la Resolución de Designación al nuevo funcionario.
El Departamento de Contaduría realiza el Informe correspondiente a la Observación del gasto. El Secretario del Servicio Universitario o la Secretaría del C.E.D. elabora el Proyecto de Resolución de Reiteración del Gasto.
El Departamento de Contaduría toma conocimiento de la Resolución de Reiteración del Gasto e imprime el expediente a efectos de tramitar la observación del gasto ante el Tribunal de Cuentas de la República.
El trámite se realiza para la designación de Personal Docente.
El trámite por expediente electrónico puede ser por Actuación iniciada por el solicitante o Transcripción del formulario en papel, para la designación de un docente.
En el caso de no poder acceder al Sistema de Expediente Electrónico, el inicio del trámite se realiza en la Unidad de Personal, (Unidad Habilitada) o en otra Unidad que haya sido dispuesta a tal fin ( Puesto de Apoyo). Para ello, la Unidad Solicitante deberá completar previamente el formulario de "Designación de Personal Docente" Designación Directa, elaborado a tal fin.
La Unidad Solicitante completa las características del cargo a proveer, describe las tareas a asignar y fundamenta la necesidad. Si la necesidad de personal no es permanente, debe indicar el período por el cual se solicita proveer el cargo.
Tratándose de una designación directa - designación de una persona determinada -, lo indica en la pantalla y completa los datos de la persona que se propone para designar.
El trámite debe ser firmado por el Jefe o Superior Jerárquico responsable de la Unidad Solicitante.
Envía el trámite a la Unidad de Personal a efectos determinar o rectificar de ser necesario, las características del cargo y verificar si existieran incompatibilidades de la persona a designar.
Si recibe el trámite en formulario de papel, inicia el trámite en pantalla y transcribe en la primer pantalla los datos contenidos en el formulario, si hay errores los corrige y completa las observaciones que puedan corresponder. Archiva el formulario.
Envía el trámite al Departamento de Contaduría a efectos de calcular las erogaciones e informar disponibilidad en la fuente de financiamiento solicitada.
En el caso de la designación directa de un docente honorario, no sigue el trámite al Departamento de Contaduría, porque la designación no implica erogación alguna
Determina el monto de la erogación prevista para el cargo solicitado y elabora el Informe de Disponibilidad.
Ø Si existe disponibilidad suficiente, tiene la opción de informar en otra fuente de financiamiento distinta a la solicitada originalmente o puede informar la existencia de disponibilidad en un período inferior
El trámite puede enviarse a:
1) Unidad de asesoramiento ( con existencia de fondos ) que actúa en este trámite - Comisiones
2) Proyecto de Resolución de Designación Directa. Secretaría del Consejo
Ø Si no existe disponibilidad suficiente, Contaduría puede resolver:
1) Enviar a Unidad de Asesoramiento ( sin existencia de fondos)
2) No enviar a Unidad de Asesoramiento y solicitar a la autoridad competente ( Decano o Rector ) la posibilidad de que resuelva financiar con otra fuente de financiamiento.
Si el Decano del Servicio Universitario o Rector, ha solicitado Informe de Disponibilidad en una nueva fuente de financiamiento, Contaduría evalúa si existe disponibilidad en la fuente solicitada e informa el monto de las erogaciones correspondientes.
El trámite es enviado por el Sistema al Decano del Servicio o Rector, según corresponda, a efectos evaluar el informe de disponibilidad nuevo brindado en una posible fuente de financiamiento alternativa
Si no existe disponibilidad en la fuente de financiamiento originalmente solicitada, el Decano del Servicio Universitario o Rector, puede:
1) solicitar Informe de Disponibilidad en una nueva fuente de financiamiento
Debido a los ciclos previstos por el sistema, puede haber una 40 - Solicitud sobre nueva fuente de financiamiento - 2° vez
Si solicita nueva fuente de financiamiento, el Sistema envía el trámite al Departamento de Contaduría a efectos de calcular las erogaciones y reservar los fondos correspondientes.
2) No solicitar informe de disponibilidad en una nueva fuente, y resolver enviarlo al Consejo para tomar Resolución sobre la designación, pasa a Secretaría del Consejo, para la elaboración del Proyecto de Resolución de Designación Directa
De considerarlo necesario, inserta en el documento, en procesador de texto, el Acta de la Sesión o Informe de Asesoramiento.
Con la firma autorizada, el trámite es enviado por el Sistema al Decano del Servicio Universitario o Rector, a efectos de informar sobre la nueva fuente de financiamiento propuesta, y enviar el trámite posteriormente a la Secretaría del Consejo del Servicio para elaborar el Proyecto de Resolución de Designación Directa
El Secretario del Servicio Universitario o Secretaría del CED, elabora el Proyecto de Resolución de Designación Directa e ingresa el número funcionario ( si lo tuviera porque ya es funcionario de la Universidad) y número de cargo, suministrados por la Unidad de Personal.
El Sistema envía el trámite al Consejo del Servicio Universitario o C.E.D. , para su Resolución.
1) Si venía con informe positivo de disponibilidad, el Sistema envía el trámite a la Unidad de Personal para la notificación y toma de posesión del interesado. Envía Comunicación de la Resolución a la Unidad Solicitante, al Departamento de Contaduría y a la Unidad de Concursos y a la Dirección General de Personal.
2) Si no existe disponibilidad de fondos o existe pero cambian las condiciones de contratación en mayor período o por un importe mayor al solicitado en su remuneración y resuelve designar, el Sistema envía el trámite al Departamento de Contaduría a efectos de realizar la Intervención del Gasto.
Imprime dos vías de la Resolución de Designación para la Notificación y Toma de Posesión.
El interesado se notifica de la Resolución de Designación.
El interesado firma el Formulario de Toma de Posesión.
La Unidad de Personal entrega copia de la Resolución de Designación y de la Toma de Posesión.
Incorpora al funcionario en los Registros de Personal y archiva las copias firmadas de la Resolución de Designación y de la Toma de Posesión.
El Sistema comunica automáticamente el alta al Departamento de Contaduría, a la Unidad Solicitante y a la Dirección General de Personal. Archiva el trámite.
En este caso, dependiendo si el trámite vino con informe de disponibilidad negativo, o si se cambiaron las condiciones de contratación, se procederá a observar el gasto o no.
1) Si el Contador observa el gasto, el Sistema envía el trámite a Secretaría del Consejo del Servicio o Secretaría del CED, para la elaboración del Proyecto de Resolución de Reiteración del Gasto
2) Si el Contador no observa el gasto, el Sistema envía el trámite a Notificación y Toma de Posesión.
El Sistema envía el trámite al Consejo del Servicio Universitario o al C.E.D, para su Resolución
El Consejo del Servicio Universitario o C.E.D. deciden la reiteración o no del gasto, en la Resolución de Reiteración del gasto.
1) Si decide reiterar el gasto, el Sistema envía el trámite al Departamento de Contaduría, para el inicio de las gestiones ante el Tribunal de Cuentas de la República.
2) Si decide no reiterar el gasto, el trámite finaliza, emitiéndose comunicados a la Unidad solicitante, al Departamento de Contaduría , a la Unidad de Personal y a la Dirección General de Personal. En este último caso se desafectarán los números de funcionario y de cargo, si ya habían sido otorgados.
El Sistema envía el trámite a la Unidad de Personal para la Notificación y Toma de Posesión del interesado.